اگر دانش اداره یک جلسه موثر و پربازده را نداشته باشید، تجارت، سازمان و شغل تان را به دست سرنوشت سپرده اید. هیچ چیز بدتر از یک جلسه بد کاری نیست؛ روی صندلی می نشینید و در حالیکه دندان های خود را از عصبانیت روی هم می فشارید از خودتان می پرسید چرا باید وقتتان را برای چیزی که از همان اول بهتر بود اتفاق نمی افتاد، به هدر بدهید.
همه ما این تجربه را در محل کار خود داشته ایم جلسه های هفتگی یا حتی روزانه که دردسرهای خاص خود را دارند. ولی بهتر است از این همه غر زدن دست برداریم و بهترین استفاده را از این جلسات ببریم. چراکه جلسات کاری واقعیات نامیمون تجارت و شغل شما نیستند بلکه ایجاد و پیشبرد استراتژی های کاری، بودجه ها، مرور پروژه ها، توافق بر سر قراردادها و در نهایت به انجام رسانی همه اینها مدیون یک جلسه خوب کاریست. علاوه بر این، جلسات ابزارهایی برای اداره و مدیریت تیم هستند اینکه آیا آنها کار خود را به درستی انجام می دهند یا نه؟
شخصی که در طول مدت کاری 30 ساله خود در بیش از 30.000 جلسه شرکت کرده است نکاتی را در اختیار ما می گذارد که می توان آنها را در هر نوع جلسه ای از جلسه مطبوعاتی گرفته تا جلسه با مشتری، به کار گرفت:
1- این معادله را یاد بگیرید.
عدم رهبری + عدم وجود مدارک + عدم پیگیری = به هدر دادن وقت. هر جلسه ای باید یک رهبر، یک هدف مطرح شده، زمان شروع و پایان و دلیل معتبر برای حضور هر شخص در جلسه را داشته باشد. رهبر جلسه باید نتایج، نقشه ها، آیتم های عملکردی و هر چیزی که در جلسه مطرح می شود را به صورت کتبی در آورد تا بتوان آنها را پیگیری کرد.
2- اصلا می دانید که دارید چه کار می کنید؟
هر رهبری باید بداند که چطور یک جلسه کارآمد را رهبری و اداره کند.
3- جلسه را بعد از ظهر برگزار کنید.
همه ما هنگام صبح بهترین بازدهی را داریم ولی برای برگزاری جلسه بهترین زمان بعد از ظهر و در واقع بعد از نهار است.
4- از قوه ذهنی افراد آگاه باشید.
برخی از مدیران شرکتها به طور اعجاب انگیزی از این جلسه به آن جلسه می روند و اغلب روزهای کاری آنها پر است از جلسه های متناوب کاری. چطور رؤسای این شرکت ها می توانند توقع اینطور کار کردن را از تیم مدیریتی خود داشته باشند؟
5- از برگزاری جلسات موقت و راهرویی پرهیز کنید.
برخی از مدیران، علاقمند به برگزاری جلسات راهرویی و موقت هستند. مشکلی که وجود دارد این است که تصمیماتی که گرفته می شود بدون در نظر گرفتن نظرات افراد اصلی شرکت است. این حالت بازدهی سازمانی را از بین می برد.
6- وضعیت موجود را سروسامان دهید.
اگر شما مسئول اداره کردن جلسه دوره ای کارمندان هستید، هر از گاهی از تیم تان بپرسید که برای بهبود جلسات چه کارهایی می توان انجام داد و از آنها کمک بخواهید تا جلسات کارآمدتری داشته باشید. معمولا حداقل یک پیشنهاد خوب دریافت خواهید کرد. البته این تنها مزیت آن نیست، کارمندان نیز از این کار شما سپاسگذار خواهند بود.